POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
- OBJETIVO
Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por CONCEPTOS 21 S.A.S.
- ALCANCE
Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de CONCEPTOS 21 S.A.S., quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.
- OBLIGACIONES
Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para CONCEPTOS 21 S.A.S.
- RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
CONCEPTOS 21 S.A.S., sociedad legalmente constituida bajo las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 900.556.873-4, con domicilio principal en la Carrera 8C No. 181B-34 de la ciudad de Bogotá D.C., teléfono 601-670-4384, correo electrónico coordinadorjuridico@conceptos21.com y sitio web: https://autoymotoferia.com.co/, en adelante la “Compañía”, actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales a los que se refiere la presente política.
- DEFINICIONES
Para efectos de la presente Política se adoptan, entre otras, las siguientes definiciones:
5.1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
5.2. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
5.3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
5.4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
5.5. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
5.6. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
5.7. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
5.8. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos
5.9. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
5.10. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
5.11. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
5.12. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- TRATAMIENTO Y FINALIDAD
La Compañía realizará sobre los datos personales operaciones de recolección, almacenamiento, organización, uso, circulación interna, actualización, consulta, transmisión y supresión, según corresponda, para las siguientes finalidades:
6.1. Desarrollar la relación precontractual, contractual o poscontractual existente con el Titular.
6.2. Ejecutar las actividades necesarias para el cumplimiento del objeto social de la Compañía y de las obligaciones derivadas de los contratos celebrados con clientes, usuarios, proveedores, aliados, contratistas y demás terceros vinculados.
6.3. Gestionar trámites, peticiones, consultas, quejas, reclamos, solicitudes y requerimientos de información.
6.4. Contactar al Titular para la validación, actualización o confirmación de sus datos personales y de la información necesaria para la adecuada ejecución de la relación jurídica o comercial.
6.5. Realizar encuestas de satisfacción, mediciones de calidad, estudios de servicio y mejoramiento de la experiencia del usuario.
6.6. Enviar comunicaciones relacionadas con la ejecución del vínculo contractual, incluyendo facturas, extractos, estados de cuenta, recordatorios de pago, novedades operativas y demás información asociada a los productos o servicios ofrecidos por la Compañía.
6.7. Enviar información comercial, publicitaria o promocional sobre productos, servicios, campañas, eventos, fidelización y actividades de mercadeo, a través de correo electrónico, mensajes de texto, WhatsApp u otros medios de contacto, siempre que exista autorización del Titular o habilitación legal aplicable.
6.8. Dar cumplimiento a obligaciones legales, regulatorias, contables, fiscales, contractuales, judiciales o administrativas a cargo de la Compañía.
6.9. Compartir información con encargados del tratamiento, proveedores, operadores, aliados o terceros que apoyen procesos comerciales, tecnológicos, operativos, administrativos, logísticos o de servicio al cliente, cuando ello sea necesario para el desarrollo de las finalidades autorizadas, bajo deberes de confidencialidad, seguridad y tratamiento conforme a la ley.
6.10. Suministrar información a autoridades administrativas o judiciales competentes, cuando exista deber legal o requerimiento válido.
6.11. Conservar soportes, registros y evidencias relacionados con la relación contractual, comercial o jurídica y con el cumplimiento de obligaciones legales y de auditoría.
6.12. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
Por regla general, la Compañía no recolectará ni tratará datos sensibles. En caso de requerirse su tratamiento de manera excepcional, la Compañía informará al Titular de forma previa, expresa y clara: (i) que no está obligado a autorizar su tratamiento; (ii) cuáles datos son sensibles; y (iii) la finalidad específica para la cual serán tratados. Ninguna actividad estará condicionada al suministro de datos sensibles, salvo que exista habilitación legal o necesidad estricta y legítima asociada a la finalidad informada.
6.13. DATOS DE NIÑAS, NIÑOS Y ADOLESCENTES
La Compañía no tratará datos personales de niñas, niños y adolescentes, salvo aquellos de naturaleza pública o los que deban ser tratados de manera excepcional conforme a la ley, caso en el cual se garantizará el respeto de su interés superior, sus derechos prevalentes y la autorización previa del representante legal, según corresponda.
6.14. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS
La Compañía podrá transmitir datos personales a encargados ubicados dentro o fuera del territorio colombiano para el desarrollo de actividades realizadas por cuenta de la Compañía, y podrá transferirlos a terceros responsables únicamente cuando exista autorización del Titular, habilitación legal o necesidad jurídica derivada de la relación correspondiente. En todos los casos exigirá el cumplimiento de estándares adecuados de confidencialidad, seguridad y protección de datos.
- DERECHOS DE LOS TITULARES
Como titular de sus datos personales, usted tiene derecho a:
7.1. Acceder de forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
7.2. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
7.3. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando legalmente no se requiera.
7.4. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
7.5. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la normatividad vigente, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Compañía, cuando ello sea procedente.
7.6. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando sea procedente y siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminar la información.
7.7. Abstenerse de responder las preguntas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de niñas, niños y adolescentes. Las respuestas frente a ese tipo de datos tendrán carácter facultativo.
- ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
La Coordinación Jurídica es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos.
Las peticiones, consultas y reclamos pueden ser enviadas al correo electrónico: coordinadorjuridico@conceptos21.com.
- PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA
En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, la Compañía presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:
Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:
- Nombre completo y apellidos
- Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto),
- Medios para recibir respuesta a su solicitud,
- Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)
- Firma (si aplica) y número de identificación.
9.1. Consultas
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de la Compañía. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes de su vencimiento, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
9.2. Reclamos
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normatividad aplicable, podrán presentar reclamo ante la Compañía.
Si el reclamo resulta incompleto, la Compañía requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que el área que reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda dentro de los dos (2) días hábiles siguientes e informará de ello al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que indique “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, la cual se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que será atendido, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
9.3. Queja ante la SIC
El Titular o causahabiente solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Compañía, cuando ello sea exigible conforme a la ley.
- VIGENCIA
La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 01 de enero de 2023.
Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política.
Una vez se cumplan esas finalidades y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.
- MECANISMOS PARA CONOCER LA POLÍTICA Y CAMBIOS SUSTANCIALES
La presente política se encuentra disponible para consulta de los Titulares a través del sitio web corporativo de la Compañía y podrá ser solicitada por los canales de atención indicados en esta política.
Cualquier cambio sustancial en la presente política será comunicado oportunamente a los Titulares mediante los canales habituales de contacto, publicación en el sitio web corporativo o cualquier otro mecanismo idóneo que permita informar de manera eficiente la modificación antes de su implementación.